Dự toán cúp, huy chương, áo và băng rôn cho giải đấu

Đặt huy chương thiếu một chiếc là có VĐV đứng bục tay trắng; đặt thừa hai chục chiếc là tiền nằm trong kho. Trang Vật phẩm & in ấn tính sẵn số lượng từ chính dữ liệu giải — nội dung, cách trao giải, số người mỗi đội, size áo VĐV đã khai — rồi nhân với bảng giá để ban tổ chức có con số chi phí trước khi gọi nhà cung cấp.

Vào đâu và ai dùng được

Hai trang, cùng dành cho quản trị viên và kế toán của tổ chức:

• Bảng giá vật phẩm (nhóm tổ chức trên menu): nhà cung cấp quen và giá riêng của tổ chức, dùng lại cho mọi giải.
• Vật phẩm & in ấn (mở một giải, nhóm Chuẩn bị): dự toán của giải đó.

Tổng dự toán hiện trong Tài chính như một khoản chi dự kiến, và trong báo cáo in hoặc Excel.

Bước 1: bảng giá

Mỗi sản phẩm có một bảng giá chi tiết:

• Biến thể có giá riêng: huy chương vàng / bạc / đồng, cúp vô địch / nhì / ba, áo S–XL / XXL trở lên, bạt hiflex / decal.
• Tuỳ chọn cộng thêm theo cái hoặc theo m²: khắc tên giải, dây in logo, đục khoen.
• Phí cố định một lần: phí khuôn huy chương, phí thiết kế, lắp đặt.
• Chiết khấu theo số lượng: vàng, bạc, đồng cộng chung để tính bậc, vì thường đặt cùng một đơn. Chiết khấu không áp vào phí cố định.
• Đơn tối thiểu, VAT (đã gồm hay chưa), vận chuyển và mức miễn phí, thời gian sản xuất, hiệu lực giá.

Galaz có sẵn một danh mục chung; giá đã thương lượng được thì bấm Sao chép về bảng giá rồi sửa. Cần mạng để sửa bảng giá; mất mạng thì vẫn xem bản đã lưu trên máy.

Bước 2: thêm vật phẩm vào giải

Trên trang Vật phẩm & in ấn, bấm Thêm vật phẩm và chọn từ bảng giá của tổ chức, danh mục chung, hoặc Tự nhập cho món chỉ dùng một lần. Giá được chụp lại lúc chọn: bảng giá đổi sau đó thì dự toán không tự đổi, trang báo "Bảng giá đã thay đổi" và có nút Cập nhật giá.

Bước 3: số lượng tự tính

Mỗi dòng có một căn cứ tính, chọn sẵn theo loại hàng:

• Huy chương — người đứng bục: số suất mỗi hạng nhân số người. Đơn một người, đôi hai người, đồng đội lấy đội đông nhất đã đăng ký. Loại trực tiếp không đánh tranh hạng ba thì có hai suất hạng ba và không có hạng tư.
• Cúp — suất trên bục: mỗi hạng có giải một cúp, hai cúp cho đồng hạng ba.
• Áo — VĐV theo size: lấy từ danh sách đặt may, mỗi VĐV đang thi đấu một áo. Ghép size vào biến thể (ví dụ 2XL, 3XL vào "XXL trở lên"); VĐV chưa chọn size vẫn được tính, kèm cảnh báo.
• Băng rôn — theo tấm: nhập dài × rộng và số tấm; mỗi tấm làm tròn lên 0,1 m² và không dưới diện tích tối thiểu của bảng giá.
• Ngoài ra: số suất đăng ký, số nội dung, số sân, số ngày thi đấu, hoặc nhập tay.

Chỉnh hạng nhận, nội dung áp dụng và dự phòng (%) cho từng dòng. Ô Cộng thêm dành cho áo BTC, trọng tài, khách mời; ô Chốt tay thay hẳn số tính được khi đã biết con số cuối. Mở Vì sao ra số này để xem từng nội dung, từng hạng đóng góp bao nhiêu.

Số lượng tự cập nhật khi đăng ký, giải thưởng hay size áo thay đổi.

Bước 4: đọc chi phí

Mỗi dòng ghi rõ tiền hàng, chiết khấu, phần bù đơn tối thiểu, phí cố định, vận chuyển, VAT và tổng. Trang báo khi số lượng dưới đơn tối thiểu, khi bảng giá đã hết hiệu lực, và khi thời gian sản xuất không kịp ngày cần nhận hàng. Bảng Tổng dự toán cộng theo nhóm hàng; đó cũng là các con số trong Tài chính.

Bước 5: xin báo giá, đặt hàng, ghi chi

Khối Xin báo giá gom các dòng theo nhà cung cấp. Nhà cung cấp trong danh mục chung của Galaz nhận email đề nghị báo giá ngay (giá tính lại theo bảng giá hiện hành, nhà cung cấp trả lời về email của bạn). Với nhà cung cấp quen của tổ chức hoặc món tự nhập, bấm Sao chép nội dung để dán vào Zalo hay email, hoặc Xuất Excel để gửi kèm.

Khi đã chốt, chọn Trạng thái đơn "Đã đặt", nhập Giá chốt và Đặt cọc. Từ lúc có giá chốt, ngân sách dùng con số đó thay cho dự toán. Ghi tiền cọc và Ghi chi thực tế tạo khoản chi thực tế trong Tài chính, nên không phải nhập lại ở tab Giao dịch; dòng vật phẩm luôn hiện số đã chi.

Khi nhân bản giải sang mùa sau, các dòng vật phẩm đi theo (số chốt tay, giá chốt, cọc và khoản đã chi thì không), nên năm sau chỉ cần xem lại giá.